Le Service du greffe veille à l’application des obligations juridiques qui encadrent les actions municipales. Il est responsable de la gestion, de la tenue et de la conservation des documents officiels, et agit à titre de secrétariat général pour le compte de la Ville. En plus de gérer les demandes de réclamation, il administre le portefeuille municipal d’assurance des biens et des responsabilités. Le Service du greffe se charge aussi d’appliquer les règles d’adjudication de contrats municipaux conformément aux lois en vigueur.
Le Service du greffe est responsable :
* Avis de non-responsabilité: Les règlements et les textes présentés sur le site Internet ne remplacent en aucun cas les textes officiels de la Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac. La Ville ne garantit pas qu’ils soient complets ou à jour en tout temps bien que nous tentons d’en assurer l’exactitude. La Ville n’assume aucune responsabilité quant aux différences qu’il peut y avoir entre le texte officiel et les textes apparaissant sur le présent site. Des copies des règlements en vigueur sont disponibles auprès du Service du greffe et du Service de l’urbanisme.
LOUIS PILON
GREFFIER ET RESPONSABLE DES SERVICES JURIDIQUES
Coordonnées et horaire du service
Hôtel de ville
3000, chemin d’Oka
Sainte-Marthe-sur-le-Lac
(Québec) J0N 1P0
450 472-7310 poste 185
greffe@vsmsll.ca
Lundi au jeudi : de 8 h 30 à 16 h 30
Vendredi : de 8 h 30 à 12 h
En tant qu’organisme public, la Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Cette loi s’applique à tous les documents que la Ville possède pour l’exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par la Ville elle-même ou par un tiers, et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
Toute personne, peu importe son lieu de résidence, peut demander l’accès à un document que détient la Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac. Seuls les renseignements personnels, c’est-à-dire portant sur une personne physique et permettant de l’identifier, sont confidentiels et ne peuvent donc être communiqués sans le consentement de la personne concernée.
La personne qui désire avoir accès à des documents en vertu de la Loi doit, par écrit :
Le responsable de l’accès à l’information accusera réception de la demande par écrit. Le demandeur recevra une réponse dans les 20 jours suivant l’accusé de réception précédemment transmis.
Des frais sont exigés pour toute copie d’un document en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels. La consultation sur place est toutefois sans frais.
Si l’accès à un document ou à un renseignement personnel est refusé, le demandeur peut, dans les 30 jours suivant la décision du responsable, soumettre le cas auprès de la Commission d’accès à l’information.
Si vous estimez que des dommages causés à votre immeuble, à votre véhicule ou à un autre de vos biens sont dus à une faute ou à une négligence de la Ville, suivez la procédure de réclamation ci-dessous. Prenez note que la Loi sur les cités et villes prévoit une procédure et des délais stricts, et que leur non-respect entraînera le rejet de la réclamation.
Une lettre ou le formulaire d’avis de réclamation doivent être adressés au greffier de la Ville et transmis dans les 15 jours suivant l’événement, faute de quoi la Ville n’est pas tenue de payer des dommages et intérêts.
L’enquête que la Ville et ses mandataires mèneront à la suite de la réception d’un avis d’intention ne signifie aucunement que la Ville paiera le montant réclamé. L’enquête permettra simplement de déterminer si la Ville est responsable des dommages, en tout ou en partie, et si les dommages sont liés à l’incident. Elle permettra également de constater si le dédommagement est justifié.
Si le requérant ou l’un de ses proches a subi des blessures ou des dommages corporels, il dispose de trois ans pour engager un recours judiciaire contre la Ville, en vertu de l’article 2930 du Code civil. Dans le cas de blessures ou de dommages corporels, le Code civil ne prévoit pas la transmission d’un avis de réclamation dans un délai de 15 jours suivant l’événement, comme c’est le cas pour des dommages causés à un bien matériel.
Bien qu’aucune procédure d’avis à la Ville ne soit exigée par le Code civil, il est important d’agir promptement afin de permettre à la Ville de conduire une enquête sur les causes et circonstances de l’incident et sur la gravité des lésions corporelles. Plus la poursuite sera éloignée de l’événement, plus il sera difficile au requérant de prouver la faute ou la négligence de la Ville.
La Ville n’est pas responsable du préjudice causé par la présence d’un objet sur la chaussée, que cet objet provienne ou non d’un véhicule automobile ou qu’il soit projeté par celui-ci. Elle n’est pas non plus responsable des dommages causés par l’état de la chaussée aux pneus ou au système de suspension d’un véhicule automobile.
(Article 604.1 de la Loi sur les cités et villes, L.R.Q., c. C-19)
Règles de transparence et de gestion contractuelle
La loi prévoit que les règles de transparence et de gestion contractuelle s’appliquent aux organismes publics, dont les villes et les municipalités.
Publication sur Internet de la liste des contrats
Étant un organisme municipal, la Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac doit publier et tenir à jour sur son site Web une liste des contrats qu’elle a conclus lors des trois dernières années et qui comportent une dépense d’au moins 25 000 $. Cette liste doit inclure les renseignements suivants :
Dans le cas de contrats attribués à la suite d’une demande de soumissions, la liste doit également comprendre :
Dans le cas de contrats conclus de gré à gré, la liste doit également indiquer la disposition de la loi en vertu de laquelle le contrat pouvait être donné sans demande de soumissions.
Les renseignements contenus dans cette liste à l’égard de chaque contrat doivent être publiés pendant au moins trois ans à compter de la date de publication du montant total de la dépense réellement effectuée pour l’exécution du contrat.
La Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac utilise le système électronique d’appel d’offres (SEAO), approuvé par le gouvernement pour l’application de la Loi sur les contrats des organismes publics, pour publier sa liste de contrats.
Contrats de plus de 2 000 $ totalisant plus de 25 000 $ par fournisseur
Pour être considérés comme valides, certains documents officiels doivent recevoir le sceau d’un commissaire à l’assermentation. Sa seule responsabilité est de recevoir le serment. Il n’est pas obligé de vérifier le contenu de la déclaration. En effet, c’est à la personne assermentée de connaître le contenu du document pour lequel elle est assermentée.
La Ville de Sainte-Marthe-sur-le- Lac offre ce service aux citoyens pour un grand nombre de documents :
Procédure
Le citoyen qui fait une déclaration sous serment doit :
Coûts
FORMULAIRE DE DEMANDE DE RENDEZ-VOUS POUR ASSERMENTATION DE DOCUMENT – à transmettre par courriel, aucune demande spontanée à l’accueil ne sera traitée.
PREUVE DE RÉSIDENCE – CARTE DE LA RAMQ
LETTRE DE CONSENTEMENT POUR UN ENFANT VOYAGEANT À L’ÉTRANGER