GREFFE

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Le Service du greffe veille à l’application des obligations juridiques qui encadrent les actions municipales. Il est responsable de la gestion, de la tenue et de la conservation des documents officiels, et agit à titre de secrétariat général pour le compte de la Ville. En plus de gérer les demandes de réclamation, il administre le portefeuille municipal d’assurance des biens et des responsabilités. Le Service du greffe se charge aussi d’appliquer les règles d’adjudication de contrats municipaux conformément aux lois en vigueur.

Le Service du greffe est responsable :

de l’accès à l’information;
des archives;
de la garde des locaux et des documents de la Ville;
des assemblées du conseil municipal;
des élections et des référendums;
des documents officiels (règlements municipaux, avis publics, contrats et ententes);
des dossiers judiciaires et des réclamations impliquant la Ville;
des ventes pour taxes.

* Avis de non-responsabilité: Les règlements et les textes présentés sur le site Internet ne remplacent en aucun cas les textes officiels de la Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac. La Ville ne garantit pas qu’ils soient complets ou à jour en tout temps bien que nous tentons d’en assurer l’exactitude. La Ville n’assume aucune responsabilité quant aux différences qu’il peut y avoir entre le texte officiel et les textes apparaissant sur le présent site. Des copies des règlements en vigueur sont disponibles auprès du Service du greffe et du Service de l’urbanisme.

LOUIS PILON
GREFFIER ET RESPONSABLE DES SERVICES JURIDIQUES

l.pilon@vsmsll.ca

Coordonnées et horaire du service

Hôtel de ville

3000, chemin d’Oka
Sainte-Marthe-sur-le-Lac
(Québec) J0N 1P0

450 472-7310 poste 185
greffe@vsmsll.ca

Lundi au jeudi : de 8 h 30 à 16 h 30
Vendredi : de 8 h 30 à 12 h

Accès à l’information

En tant qu’organisme public, la Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Cette loi s’applique à tous les documents que la Ville possède pour l’exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par la Ville elle-même ou par un tiers, et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Toute personne, peu importe son lieu de résidence, peut demander l’accès à un document que détient la Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac. Seuls les renseignements personnels, c’est-à-dire portant sur une personne physique et permettant de l’identifier, sont confidentiels et ne peuvent donc être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

La personne qui désire avoir accès à des documents en vertu de la Loi doit, par écrit :

s’identifier et transmettre toutes ses coordonnées;
nommer précisément le document demandé (titre, auteur, sujet, date ou période visée et service concerné);
faire parvenir une demande directement au responsable de l’accès à l’information.

Délai

Le responsable de l’accès à l’information accusera réception de la demande par écrit. Le demandeur recevra une réponse dans les 20 jours suivant l’accusé de réception précédemment transmis.

Frais

Des frais sont exigés pour toute copie d’un document en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels. La consultation sur place est toutefois sans frais.

16 $ pour un rapport d’événement ou d’accident;
3,90 $ pour une copie du plan général des rues ou de tout autre plan;
0,47 $ par unité d’évaluation pour une copie d’un extrait du rôle d’évaluation;
0,39 $ par page pour une copie de règlement municipal, ce montant ne pouvant excéder la somme de 35 $;
3,20 $ pour une copie du rapport financier;
0,01 $ par nom pour la reproduction de la liste des contribuables ou habitants;
0,01 $ par nom pour la reproduction de la liste des électeurs ou des personnes habiles à voter lors d’un référendum;
0,39 $ pour une page photocopiée d’un document autre que ceux qui sont énumérés aux paragraphes précédents;
3,90 $ pour une page dactylographiée ou manuscrite.

Lien vers le règlement

En cas de refus

Si l’accès à un document ou à un renseignement personnel est refusé, le demandeur peut, dans les 30 jours suivant la décision du responsable, soumettre le cas auprès de la Commission d’accès à l’information.

FORMULAIRE DE DEMANDE D’ACCÈS À L’INFORMATION

Réclamation

Si vous estimez que des dommages causés à votre immeuble, à votre véhicule ou à un autre de vos biens sont dus à une faute ou à une négligence de la Ville, suivez la procédure de réclamation ci-dessous. Prenez note que la Loi sur les cités et villes prévoit une procédure et des délais stricts, et que leur non-respect entraînera le rejet de la réclamation.

Envoi d’un avis de réclamation

Une lettre ou le formulaire d’avis de réclamation doivent être adressés au greffier de la Ville et transmis dans les 15 jours suivant l’événement, faute de quoi la Ville n’est pas tenue de payer des dommages et intérêts.

La lettre doit mentionner la date, les circonstances de l’événement ainsi que le type de dommages subis. Elle doit également indiquer les coordonnées du réclamant pour permettre à la Ville de conduire son enquête.
Par la suite, le requérant dispose d’un délai de six mois, à compter de cet avis, pour engager une poursuite contre la Ville, le cas échéan

Enquête de la Ville

L’enquête que la Ville et ses mandataires mèneront à la suite de la réception d’un avis d’intention ne signifie aucunement que la Ville paiera le montant réclamé. L’enquête permettra simplement de déterminer si la Ville est responsable des dommages, en tout ou en partie, et si les dommages sont liés à l’incident. Elle permettra également de constater si le dédommagement est justifié.

Blessures ou dommages corporels

Si le requérant ou l’un de ses proches a subi des blessures ou des dommages corporels, il dispose de trois ans pour engager un recours judiciaire contre la Ville, en vertu de l’article 2930 du Code civil. Dans le cas de blessures ou de dommages corporels, le Code civil ne prévoit pas la transmission d’un avis de réclamation dans un délai de 15 jours suivant l’événement, comme c’est le cas pour des dommages causés à un bien matériel.

Bien qu’aucune procédure d’avis à la Ville ne soit exigée par le Code civil, il est important d’agir promptement afin de permettre à la Ville de conduire une enquête sur les causes et circonstances de l’incident et sur la gravité des lésions corporelles. Plus la poursuite sera éloignée de l’événement, plus il sera difficile au requérant de prouver la faute ou la négligence de la Ville.

Exonération de responsabilité en matière de voirie

La Ville n’est pas responsable du préjudice causé par la présence d’un objet sur la chaussée, que cet objet provienne ou non d’un véhicule automobile ou qu’il soit projeté par celui-ci. Elle n’est pas non plus responsable des dommages causés par l’état de la chaussée aux pneus ou au système de suspension d’un véhicule automobile.

(Article 604.1 de la Loi sur les cités et villes, L.R.Q., c. C-19)

AVIS DE RÉCLAMATION

Gestion contractuelle

Règles de transparence et de gestion contractuelle

La loi prévoit que les règles de transparence et de gestion contractuelle s’appliquent aux organismes publics, dont les villes et les municipalités.

Publication sur Internet de la liste des contrats

Étant un organisme municipal, la Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac doit publier et tenir à jour sur son site Web une liste des contrats qu’elle a conclus lors des trois dernières années et qui comportent une dépense d’au moins 25 000 $. Cette liste doit inclure les renseignements suivants :

l’objet du contrat;
le prix du contrat prévu dans l’estimation établie par la Ville (contrat de 100 000 $ et plus);
le nom de la personne à qui le contrat a été accordé;
le prix du contrat au moment de son attribution et, s’il s’agit d’un contrat avec option de renouvellement, le montant total de la dépense prévue compte tenu de l’ensemble des options de renouvellement du contrat;
le montant total de la dépense réellement effectuée.

Dans le cas de contrats attribués à la suite d’une demande de soumissions, la liste doit également comprendre :

les noms des soumissionnaires;
les montants des soumissions;
l’identification des soumissions plus basses que celles retenues qui ont été jugées non conformes.

Dans le cas de contrats conclus de gré à gré, la liste doit également indiquer la disposition de la loi en vertu de laquelle le contrat pouvait être donné sans demande de soumissions.

Les renseignements contenus dans cette liste à l’égard de chaque contrat doivent être publiés pendant au moins trois ans à compter de la date de publication du montant total de la dépense réellement effectuée pour l’exécution du contrat.

La Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac utilise le système électronique d’appel d’offres (SEAO), approuvé par le gouvernement pour l’application de la Loi sur les contrats des organismes publics, pour publier sa liste de contrats.

Contrats de plus de 2 000 $ totalisant plus de 25 000 $ par fournisseur

Règlement de gestion contractuelle

Assermentation

Nouvelle procédure en place – aucune demande spontanée à l’accueil ne sera traitée

Pour être considérés comme valides, certains documents officiels doivent recevoir le sceau d’un commissaire à l’assermentation. Sa seule responsabilité est de recevoir le serment. Il n’est pas obligé de vérifier le contenu de la déclaration. En effet, c’est à la personne assermentée de connaître le contenu du document pour lequel elle est assermentée.

La Ville de Sainte-Marthe-sur-le- Lac offre ce service aux citoyens pour un grand nombre de documents :

Affirmation solennelle (déclaration sous serment)
Certificat d’hébergement (lettre d’invitation)
Lettre de consentement : voyage avec un enfant mineur
Certificat de vie
Confirmation de résidence (si locataire, si propriétaire, autre

Procédure

Le citoyen qui fait une déclaration sous serment doit :

remplir le formulaire de demande de rendez-vous pour assermentation d’un document et le faire parvenir à greffe@vsmsll.ca
fournir une preuve de résidence officielle datant de moins de 3 mois et une pièce d’identité officielle avec signature dont au moins une avec photo. Notez que toutes les pièces d’identité doivent être valides au moment de l’assermentation.

Coûts